داده‌های سازمان اگر در قالب ابزارهای آفلاین مثل کاغذ یا اکسل باشند، امکان گم شدن و به هم ریختگی آن‌ها زیاد است. حتی اگر از ابزارهای آنلاین مثل گوگل شیت استفاده شود، امکان اعمال شروط پیچیده برای گزارشگیری و ایجاد فرم‌های ساده برای ثبت اطلاعات به سادگی فراهم نیست. یک نرم افزار ساختار یافته، به شما کمک می‌کند تا علاوه بر استفاده آسان از گزارشات، خیال راحتی بابت حفظ و نگهداری داده‌ها داشته باشید.